Jorge Zapata Vera

Secretario Municipal

La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, cuyas funciones principales serán dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales. La Secretaría Municipal tiene por objeto dar un adecuado apoyo administrativo al Alcalde y al Concejo.

Funciones y atribuciones

Actuar como Ministro de Fe para efectos de la negociación colectiva, cuando no existan otros ministros de fe disponibles.
Dejar constancia de la subsanación que realicen las organizaciones dentro del plazo que estipula la ley, respecto de las observaciones que se le hagan a la constitución de la misma. Asimismo, a petición del Presidente de la respectiva organización, y dentro del plazo de 3 días hábiles contado desde que se formuló la solicitud, emitirá una certificación en la que constará tal diligencia.
Dentro del año siguiente a la vigencia de la Ley 20.500 y para su inclusión en el Registro Nacional de Personas Jurídicas sin Fines de Lucro, remitir al Servicio de Registro Civil e Identificacdión copia de los antecedentes contenidos en los registros públicos correspondientes a las juntas de vecinos, organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en su territorio y que se encuentren vigentes.
Desempeñarse como Ministro de Fe del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.
Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales. Dirigir las actividades de Secretaría Administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal. Planificar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de la Secretaría Municipal.
Proporcionar los antecedentes que requiera la Secretaría Comunal de Planificación para la elaboración y actualización del Plan de Desarrollo Comunal.
Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la Declaración de intereses establecida en la Ley 18.575.
Velar, promover y ejercer una eficiente y eficaz comunicación entre distintos niveles de la estructura municipal, servir de órgano de consulta y control de las funciones de dichos niveles. Implementar y mantener un adecuado apoyo bibliográfico a todos los niveles de la Municipalidad.
Actuar como Ministro de Fe en las reuniones indicadas en el punto anterior.
Cumplir las demás funciones y ejercer otras atribuciones que la Ley, el Alcalde o el Concejo Municipal, le encomiende, relacionadas con su función.
Asistir y tomar acta de las sesiones ordinarias, extraordinarias y reuniones de Comisión del Concejo Municipal.
Refrendar, transcribir y comunicar las resoluciones del Alcalde, los acuerdos del Concejo, manteniendo un archivo de estos.
Certificar el vencimiento de los plazos legales para que el Alcalde se pronuncie respecto de los reclamos de ilegalidad.
Certificar el depósito del Acta de la Sesión Constitutiva de las Organizaciones Comunitarias, en conformidad a la Ley.
Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la Ley cuando le sean solicitadas.
Confeccionar los Decretos Alcaldicios, circulares, resoluciones y otros documentos que le solicite el Alcalde.
Cumplir las funciones que le asigna la Ley 19.418 sobre Juntas de Vecinos y demás organizaciones comunitarias.
y Entregar al Alcalde los antecedentes necesarios de materias que deba informar al Concejo.

Reglamento Interno

Funciones y Atribuciones

Preparar los antecedentes de los temas de la Tabla que se tratará en las sesiones de Concejo.
Llevar y mantener al día los Libros de Actas de las sesiones de Concejo, insertando los documentos que éste determine.
Redactar y despachar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al municipio, que determine el Concejo.
Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo estime necesario.
Recibir, registrar y archivar, según corresponda la documentación que reciba el Concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.
Actuar como Ministro de Fe para los efectos establecidos en el Artículo 177 inciso 2° del Código del Trabajo.
Mantener informado a los Concejales de las actividades municipales en las cuales deban participar.
Cumplir con todas las funciones encomendadas en virtud de la Ley 19.537.
Llevar estadísticas actualizadas de todas las materias de su competencia e informarlas periódicamente al Departamento de Control y a la SECPLAN.
Realizar otras funciones que le asigne el Alcalde de conformidad a la legislación vigente y que no sea de aquellas que la Ley asigna a otras unidades.
El secretario municipal, dentro del plazo de treinta días, contado desde la fecha del depósito de los documentos, podrá objetar la constitución de la junta de vecinos y de las demás organizaciones comunitarias si no se hubiere dado cumplimiento a los requisitos que la Ley 19.418 señala para su formación y para la aprobación de sus estatutos, todo lo cual será notificado al Presidente del directorio provisional de la respectiva organización, personalmente o por carta certificada dirigida a su domicilio.
Enviar la información del Registro Público de las Directivas al Servicio de Registro Civil e Identificación, una vez transcurridos veinte días desde el depósito de los antecedentes a que se refiere el inciso tercero del artículo 6°, cuando no hayan sido interpuestas reclamaciones o, habiéndose interpuesto dentro de plazo, cuando la sentencia recaída sobre éstas se encuentre ejecutoriada.
La contravención a las obligaciones establecidas en este artículo se considerará infracción grave a los deberes funcionarios de quien corresponda, para efectos de su responsabilidad administrativa
Enviar mensualmente al Servicio de Registro Civil e Identificación una copia, con respaldo digital, de los registros públicos señalados en los incisos primero y segundo de este artículo (Constitución y Directiva), para efectos de mantener actualizado el Registro Nacional de Personas Jurídicas sin Fines de Lucro (creado con la publicación de la Ley N° 20.500 de Participación Ciudadana).
Extender certificados de vigencia de Directiva de carácter provisorio, a solicitud de cualquier miembro de la organización, los que tendrán una vigencia de treinta días corridos y podrán renovarse en caso de existir reclamaciones pendientes hasta que el fallo del tribunal electoral regional se encuentre ejecutoriado.
Extender una certificación de la constitución de las Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias en la que se consignarán, a lo menos, los siguientes antecedentes:
- a) Fecha del depósito del Acta Constitutiva;
- b) Individualización de la organización comunitaria, de los integrantes de su directorio provisional y del ministro de fe que asistió a la asamblea constitutiva;
- c) Día, hora y lugar de la asamblea constitutiva, y
- d)Individualización y domicilio de la persona que concurrió a la realización del trámite de depósito. Esta certificación deberá expedirse a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización del depósito y será entregada al Presidente de la respectiva organización.

Funciones y Atribuciones

El incumplimiento infundado de esta obligación por el secretario municipal se considerará falta grave. Ingresar anualmente al Archivo Nacional:

c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad. La Secretaría Municipal estará a cargo de un secretario municipal que tendrá las siguientes funciones:

a) Dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo;
b) Desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, y
c) Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley N° 18.575.
d) Llevar el registro municipal Ley 20741 a que se refiere el artículo 6° Art. 2 de la ley N° 19.418, sobre Juntas D.O. 01.04.2014 de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.
Llevar el Registro de las entidades Receptoras de transferencias y de las personas jurídicas o naturales que efectúen la donación correspondiente.
Llevar un registro público de las directivas de las Juntas de Vecinos, de la Unión Comunal de Juntas de Vecinos y de las demás organizaciones comunitarias, como asimismo de la ubicación de sus sedes o lugares de funcionamiento, manteniendo copia actualizada y autorizada anualmente del registro a que se refiere el artículo 15.
Llevar un registro público, en el que se inscribirán las Juntas de Vecinos y demás organizaciones comunitarias que se constituyeren en la Comuna, así como las Uniones Comunales que ellas acordaren. En este registro deberán constar la constitución, las modificaciones estatutarias y la disolución de las mismas.
Mantener en archivo las actas del COSOC, así como los originales de la Ordenanza de Participación Ciudadana y del Reglamento del Consejo, documentos que serán de carácter público.
Objetar fundadamente y por carta certificada al solicitante, la constitución de la asociación o fundación, si no se hubieren cumplido los requisitos que la Ley o el reglamento señalen, dentro de los treinta días siguientes a la fecha del depósito de la copia del acto constitutivo. Si no tuviere objeciones a la constitución, o vencido el plazo para formularlas, de oficio y dentro de quinto día, archivar copia de los antecedentes de la persona jurídica y los remitirlos al Servicio de Registro Civil e Identificación para su inscripción en el Registro Nacional de Personas Jurídicas sin Fines de Lucro, a menos que el interesado solicitare formalmente hacer la inscripción de manera directa.
Otorgar a quienes lo soliciten, copia autorizada de los Estatutos, de las inscripciones y demás anotaciones practicadas en los Registros Públicos de organizaciones y directivas previstos en este artículo, las que serán de costo del solicitante.
Publicar, dentro del plazo de tres días, en la página web institucional el fallo por el estado diario que el Tribunal Electoral Regional le notifique respecto de la reclamación que se hubiere interpuesto con motivo de la elección de una organización regida por la ley N° 19.418. Mantener dicha publicación por al menos cinco días en la página web institucional, salvo que se ordene una nueva elección, en cuyo caso deberá permanecer publicado hasta la realización del nuevo proceso eleccionario.
Publicar en la página web institucional de la municipalidad, el reclamo de las elecciones de las organizaciones comunitarias regidas por la ley N° 19.418, que admita a tramitación el Tribunal Electoral Regional y que éste le notifique.
Informar a dicho Tribunal la fecha en que se realizó dicha publicación y remitir todos los antecedentes del acto eleccionario reclamado que obren en su poder, en un plazo de cinco días.
Mantener la publicación en la página web institucional al menos hasta que el Tribunal dicte el fallo que la resuelva.
Publicar en la página web institucional de la municipalidad, la notificación de la elección del directorio que reciba de la Comisión Electoral de las organizaciones comunitarias, quienes deberán notificarle con al menos quince días hábiles de anticipación a la fecha fijada para ella. Esta información deberá ser publicada al día siguiente hábil de la comunicación y hasta la fecha de la elección. La contravención de esta obligación se considerará infracción grave a los deberes funcionarios de quien corresponda, para efectos de su responsabilidad administrativa.
Remitir al Registro Central de Colaboradores de las Municipalidades, la información asentada en el registro de las transferencias de fondos públicos a entidades receptoras de dichos fondos, dentro del plazo y en las formas fijados por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo.
Ser Ministro de Fe para los efectos de las Organizaciones Sindicales, cuando no existan otros ministros de fe disponibles.
Subrogar al Alcalde cuando el titular del cargo esté impedido de ejercerlo por cualquier causa.

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